无纸化会议系统的一个基本特征是：会议室设有公共视频显示的大屏幕和每个席位单独控制和使用的席位显示器，选择席位显示或称异步显示时，由与会者自行操作该智能终端，此时，该智能终端如同一台单独使用的标准计算机，每个参会者可以自主地在显示公共信号的同步显示或异步显示之间一键切换。
无纸化会议系统涵盖的周边设备包括音响系统、功放系统、视频系统、语音识别系统、提供会议服务和会议辅助工具的软件系统以及每个席位的屏幕升降或翻转系统、用于公共显示的投影系统或拼接屏，此外网络交换机、中控系统、影碟机、视频矩阵也是会议室中经常需要配置的设备。 会议系统提供数据分析，让决策更有依据。北京校园会议系统技术指导
现代办公规模日益扩大，管理者与被管理者之间的沟通协作愈加困难，而借住办公自动化系统软件，通过网络传输等方式，企业的会议纪要、工作总结、质检报告、通知通告等，都可以向特定对象予以发布，节省了大量文件印发、转送、通知等方面的时间、人力和物力。同时，运用电脑进行操作后，文件的存档、查找等更加方便，快捷，从而提高了工作效率
无纸化办公除了让大家“省力”，极大提高工作效率之外，“绿色环保”也是企业采用网络互联办公系统的一个重要原因。利用互联网络进行无纸化办公，在不知不觉中纸质文件大量减少。既节约了使用纸张以及打印、装订等相关费用，又符合国家提倡的绿色环保政策。无纸化办公所带来的节能与便捷，许多厂家看到了其中的商机，都在近年纷纷推出了自己的产品，由于各个厂商实力和研发能力不同，很多不成熟的产品推出，就带了不便与繁琐，反而弄巧成拙。 北京校园会议系统技术指导会议系统实现实时音频互动，让沟通无障碍。
无纸化会议系统采用先进成熟的技术，满足举行各类型会议和活动的使用要求，并兼顾其它相关的管理要求，使系统在相当一段时期内保持技术的先进性，并能适应未来发展的需要。
它可以保证系统安全稳定运行，无纸化会议系统设备必须具有高可靠性，避免发生故障。在采用硬件备份、冗余等可靠性技术的基础上，采用相关的中控系统技术提供较强的管理机制、控制手段、故障监控等技术措施，以提高整个系统的安全可靠性。
为适应无纸化会议系统技术和设备的不断更新与发展，系统具有良好的灵活性和可扩展性，能够根据不同使用需要，兼容不断更新设备及技术功能，方便扩展。同时具备支持多种通信媒体、多种物理接口的能力，提供技术升级、设备更新的灵活性。
无纸化会议系统采用分布式框架设计，在硬件、网络、系统软件以及基础服务等多个方面均有不同程度的改进，以提高系统的稳定性和扩展能力。系统汇集签到、文稿发布、文稿查阅、原笔迹批注、修改、签字、同步观看演讲、同屏互动、交互式电子白板、会议服务、会议交流、会议投票表决、会议控制等多种功能为一体的多媒体会议平台，实现了环保、节能、无纸化、高效、互动式的智能电子会议模式。
无纸化会议系统的出现为我们带来了实际的好处和更高效的方式和模式。随着工作和生活的节奏加快，我们需要不断适应这些新技术，以保持与时代的同步。
数字会议系统可以实现会议的在线营销推广功能。
视频会议终端实际上也就是多媒体通信终端设备，人们借助终端参与视频会议。
视频会议终端的主要作用就是对信息进行采集，数据编码、打包、接收、解码、展现出来，因此它主要部署在进行视频会议的各类会议室或办公室，用于实现会议视音频信号的采集、编解码和传输，通过连接电视机或者投影仪显示出相关信息。
分体式视频会议终端由单独的视频会议主机、摄像机、麦克风等组成，具有外联接口种类多样，可扩展性好，可融合到各类大中型会议系统的优势，主要用于大型会议室和视频会议主会场使用。
一体化视频会议终端采用紧凑型设计，终端机体内置了视频会议主机、摄像头和麦克风，多用于各类中小型会议室。
多功能一体化移动视频会议终端集视频会议主机、摄像机、麦克风、显示屏、音响系统等设备于一体，多用于各类中小型会议室。
会议系统用于会议中心、宾馆、集团和机关。会议系统包括讨论系统、表决系统、同声传译系统和电视会议系统。北京校园会议系统技术指导
会议系统可以提供会议的实时投票和问卷调查功能，方便参会人员表达意见和做出决策。北京校园会议系统技术指导
无纸化会议系统由服务器端、会务端和客户终端三部分组成。服务器端可实现会议申请、会议审批、会议管理等功能，操作人员只要操作网络中的任意一台电脑，用管理员的身份登录系统，就可以完成会议前和会议后所提供的全部管理操作，方便系统的使用与维护。
会务端是会议过程中的操作端，负责会议运行过程中的资料上传、界面共享的切换、表决议题的发起等操作。这部分操作一般由专门的会议管理人员来负责，控制整个会议的进度，及时响应与会者在会议过程中提出的要求。
客户终端是与会者客户端运行的界面，可实现会议签到、会议信息浏览、会议布局浏览、与会人员信息查询、会议资料交流、界面共享、投票表决、网上浏览、视频点播、资料导出、呼叫服务等功能，便于与会者之间的互动操作与交流。 北京校园会议系统技术指导
